核心结论：在岗位人员尚未免职且对外文件仍需该岗位签字的情况下，可分以下几种情况处理：

1. 若岗位人员仍在职且具备履职能力
   根据《民法典》第161条关于民事主体权利能力的规定，只要该岗位人员未被正式免职且未丧失民事行为能力（如未被停职、未因健康原因无法履职），其签字行为仍具有法律效力。此时可按常规流程由其签字，但需同步确认：

   • 公司内部是否已启动免职程序（如董事会决议、上级批复等），避免签字后出现权责争议；
     
   • 文件内容是否涉及该岗位人员离职后可能产生利益冲突的事项（如审批其个人关联交易），若有则需规避。

2. 若岗位人员已事实离职但未完成免职手续
   若该人员已离开岗位（如调岗、辞职但未办手续），但公司未完成免职流程，此时需分两步处理：

   • 紧急情况：若文件需立即签署（如合同履行期限紧迫），可由该人员签字，但需在文件中备注“签字时已调离XX岗位，仅作形式确认”并留存沟通记录（如邮件、微信），降低后续被主张“越权签字”的风险；
     
   • 非紧急情况：优先推动公司完成免职手续（如出具免职文件、更新内部授权清单），再由新任岗位人员或授权代表签字，避免程序瑕疵。

3. 若岗位人员拒绝签字或失联
   若该人员因故拒绝签字（如对免职有异议）或无法联系，可依据《公司法》第46条（董事会职权）或公司章程，由有权机构（如董事会、上级单位）出具书面授权文件，指定其他人员代签。代签时需注意：

   • 授权文件需明确代签范围、期限及法律后果；
     
   • 代签人需在文件中注明“代XX岗位签字”并附授权文件复印件，确保形式合法。

风险提示：无论采用哪种方式，均需保留完整的内部审批流程记录（如会议纪要、免职文件、授权委托书等），避免因签字主体资格问题导致文件无效或引发纠纷。若涉及重大事项（如大额合同、对外担保），建议同步咨询我进一步评估风险。