结论：行政提醒书和行政告诫书的送达方式通常需遵循法定程序，电话告知一般不被视为有效的送达方式，尤其是在当事人在外地的情况下。不过，具体是否可以采用电话告知，还需结合实际情况和当地的具体规定来判断。

分析说明：

1. 法定送达方式：

   • 根据一般的行政法律程序，行政文书的送达通常需要遵循严格的法定程序，以确保当事人的知情权和参与权。这些程序往往要求送达方式具有确定性和可证明性，如直接送达、邮寄送达、留置送达、公告送达等。
   • 电话告知虽然便捷，但缺乏书面记录，难以证明当事人是否确实收到了行政文书，因此一般不被视为有效的送达方式。

2. 当事人在外地的情况：

   • 当当事人在外地时，直接送达可能变得困难。此时，行政机关可能会考虑采用邮寄送达或公告送达等方式。
   • 邮寄送达需要确保邮件能够准确送达当事人手中，并保留好邮寄凭证作为送达的证明。
   • 公告送达则是在当事人下落不明或无法通过其他方式送达时，通过公告的方式将行政文书的内容公之于众，视为送达。但这种方式通常适用于特定情况，且需要满足一定的公告期限和公告方式要求。

3. 电话告知的适用性：

   • 在某些特殊情况下，如紧急情况下需要立即通知当事人，行政机关可能会先通过电话告知当事人相关情况，并随后通过法定送达方式补送正式的行政文书。
   • 但这种电话告知并不构成正式的送达，不能替代法定送达方式。如果行政机关仅通过电话告知而未采用法定送达方式，当事人可能有权主张未收到行政文书，从而影响行政程序的合法性和有效性。

4. 当地具体规定：

   • 需要注意的是，不同地区的行政机关可能对于行政文书的送达方式有具体的规定或操作习惯。因此，在实际操作中，还需要结合当地的具体规定来判断是否可以采用电话告知等方式。

法律建议：

• 对于行政机关而言，在送达行政提醒书或行政告诫书时，应严格遵守法定送达程序，确保送达的有效性和合法性。如果当事人在外地，应考虑采用邮寄送达或公告送达等方式。
• 对于当事人而言，如果收到行政机关的电话告知，应要求行政机关随后通过法定送达方式补送正式的行政文书，并保留好相关证据以维护自己的合法权益。

后续行动：

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