在决定发律师函告知业主相关事宜时，可以遵循以下步骤和要点来进行：
明确律师函的目的和内容：
- 在起草律师函之前，首先要明确发函的目的，比如是为了催缴物业费、通知业主违反物业管理规定、要求业主停止某种侵权行为等。
- 律师函的内容应当具体、明确，包括事实陈述、法律依据、要求业主采取的行动以及不采取行动可能面临的法律后果等。
选择合适的发送方式：
- 书面送达：将律师函打印成纸质文件，通过邮寄（如EMS，确保有送达回执）或直接送达的方式交给业主。这种方式正式且留有书面证据，便于后续可能的法律程序。
- 电子邮件送达：如果业主同意或习惯通过电子邮件接收文件，且电子邮件地址可靠，也可以通过电子邮件发送律师函。但需注意，电子邮件送达可能存在被忽略或无法证明送达的风险，因此最好在邮件中要求业主回复确认收到。
- 公告送达：在无法通过上述方式送达，且知道业主的住址或工作单位但无法直接联系到业主的情况下，可以考虑在小区公告栏、业主微信群等公共场所或平台上公告送达。但这种方式需确保公告内容能够被业主合理知晓，并可能需要在后续法律程序中提供公告的证据。
确保律师函的合法性和有效性：
- 律师函应当由具有执业资格的律师起草并签发，以确保其合法性和专业性。
- 律师函中引用的法律条款应当准确无误，事实陈述应当真实可靠，避免夸大或歪曲事实。
- 如果可能，最好在律师函中附上相关证据材料（如物业费欠费清单、违规行为照片等），以增强说服力。
后续跟进和沟通：
- 发送律师函后，应保持与业主的沟通渠道畅通，以便及时了解业主的反应和态度。
- 如果业主在收到律师函后主动联系并表示愿意配合解决问题，应积极与业主协商并达成解决方案。
- 如果业主在收到律师函后仍无反应或拒绝配合，可以考虑采取进一步的法律措施，如提起诉讼或申请仲裁等。
注意事项：
- 在发送律师函前，最好先与业主进行口头或书面的初步沟通，了解业主的诉求和困难，尝试通过协商解决问题。
- 律师函的语气应当客观、冷静、专业，避免使用过于激烈或情绪化的言辞。
- 在发送律师函时，应确保业主的隐私和权益得到尊重和保护，避免泄露业主的个人信息或侵犯业主的合法权益。
示例：假设您是物业管理公司，发现某业主长期拖欠物业费，且经多次催缴无果。此时，您可以委托律师起草一份律师函，明确告知业主欠费的事实、法律依据、要求业主限期缴纳物业费以及不缴纳可能面临的法律后果（如支付滞纳金、被提起诉讼等）。然后，通过邮寄或电子邮件的方式将律师函送达给业主，并保留好送达的证据。如果业主在收到律师函后仍不缴纳物业费，您可以考虑采取进一步的法律措施来维护自己的合法权益。
如果您在发律师函告知业主的过程中遇到任何法律问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。