物业在办理出入证时收取身份证复印件的合法性需根据具体情况判断，以下从不同角度进行分析：
合法情况
基于物业服务合同约定：
- 如果业主与物业签订的物业服务合同中明确约定了物业为了办理出入证、确认业主身份等特定服务需要业主提供身份证复印件，且该要求在合理范围内，那么业主应按照合同约定配合提供。这种行为具有合法性，因为它是基于双方自愿达成的合同条款。
社区管理与服务需求：
- 物业作为小区的管理者，为了维护小区的安全和秩序，有权要求业主提供必要的身份信息以办理出入证。这种要求在合法、正当、必要的原则下是合理的，因为出入证是业主进出小区的凭证，物业需要确认业主身份以确保小区的安全。
配合政府相关部门工作：
- 在特定情况下，如政府相关部门要求物业公司配合进行房屋安全普查、人口普查等涉及公共安全或社会公共利益的事项时，物业收集业主的身份证复印件以提供必要信息，是基于履行法定协助义务，属于合法行为。
不合法情况
超出合理服务范围：
- 如果物业没有合理的理由，仅仅是为了方便自身管理或者将业主信息用于与物业服务无关的目的（如出售给第三方用于商业推销等），这种要求是不合理且不合法的。它侵犯了业主的隐私权和个人信息权益，业主有权拒绝提供。
未履行保密义务：
- 即使物业基于合理原因收集了业主的身份证复印件，但如果未采取妥善的保密措施导致信息泄露，给业主造成损失，物业的行为也是存在过错且违法的。物业应当对收集到的业主信息承担保密义务，确保信息不被泄露或滥用。
业主权益保障建议
- 询问与知情权：业主在提供身份证复印件前，有权询问清楚物业的用途和依据。如果认为物业的要求不合理或不合法，业主有权拒绝提供，并可以向相关部门投诉。
- 注明用途与限制：业主在提供身份证复印件时，可以注明具体用途，如“仅用于办理小区出入证”，并要求物业妥善保管，不得用于其他未经同意的用途。
- 监督与维权：业主应监督物业对收集到的信息的处理情况，如果发现物业存在滥用或泄露信息的情况，应及时向相关部门投诉或寻求法律帮助，以维护自己的合法权益。
总结来说，物业在办理出入证时收取身份证复印件的合法性取决于其是否基于合理服务需求、是否履行保密义务以及是否符合法律法规的规定。业主在提供个人信息时应保持警惕，确保自己的权益不受侵害。如果有任何疑问或需要进一步的法律帮助，可以直接向我咨询。