结论前置：单位在查询员工犯罪记录时，一般不需要员工提供身份证复印件，但需遵循法定程序并获得员工授权。以下是具体分析：

1. 查询犯罪记录的法定程序

根据《公安机关办理犯罪记录查询工作规定》，单位查询员工犯罪记录需满足以下条件：

• 合法目的：仅限用于招聘、录用、选拔等与工作相关的场景；
• 书面申请：单位需向公安机关提交加盖公章的书面申请，明确查询事由；
• 员工授权：需提供员工签署的《查询申请表》（含授权条款），无需单独提交身份证复印件；
• 身份核验：公安机关可能通过系统核验员工身份信息，或要求单位提供员工身份证号码（非复印件）。

例外情形：若员工未签署授权，单位无权自行查询，否则可能侵犯隐私权。

2. 身份证复印件的使用限制

• 非必要材料：公安机关查询犯罪记录时，通常不要求员工提供身份证复印件，仅需身份信息核验；
• 风险警示：若单位要求提供身份证复印件，可能存在以下风险：
  • 违反《个人信息保护法》中“最小必要原则”；
  • 复印件被滥用（如办理贷款、注册公司等），员工可要求单位出具书面使用说明并限期销毁。

3. 合规建议

• 对单位：
  1. 优先通过员工签署的授权书获取查询权限；
  2. 避免单独收集身份证复印件，确需时应在复印件上标注“仅用于犯罪记录查询”并加盖单位公章；
  3. 查询结果仅用于合法目的，不得泄露或用于歧视性决策。
• 对员工：
  1. 签署授权前仔细阅读条款，明确查询范围；
  2. 拒绝单位无合法依据的身份证复印件要求；
  3. 如发现信息泄露，可向公安机关或劳动监察部门投诉。

总结：单位查询犯罪记录的核心是合法授权与程序合规，身份证复印件并非必需。若您对具体操作流程或权益保护有疑问，可直接向我咨询。