电子邮件作为证据使用时，其认定规则主要围绕真实性、完整性、合法性和关联性四个方面展开。以下是对这些认定规则的详细解释：
一、真实性认定
发件人与收件人身份确认：
- 通过邮件系统的注册信息、历史通信记录等，确认邮件的发件人和收件人身份。
- 对于企业邮箱，可结合企业登记资料和内部管理记录进行佐证。
邮件内容完整性验证：
- 利用邮件客户端的记录功能或邮件服务提供商的后台记录，验证邮件的原始状态，确保邮件内容未被篡改。
- 可通过比对邮件的哈希值（如MD5值）或使用专业的电子取证工具进行检查。
原始邮件与公证：
- 提交原始邮件，并在可能的情况下，在庭审现场演示打开邮件的过程，以供法官和对方当事人核实。
- 通过公证机关对邮件内容进行公证，增强证据效力。公证过程应详细记录邮件的获取、打开、打印等全过程。
二、完整性认定
- 邮件内容全面性：确保邮件内容完整无缺，包括邮件正文、附件、发送时间、接收时间等关键信息。
- 附件完整性：对于包含附件的邮件，应检查附件是否齐全，且内容与邮件正文相关联。
三、合法性认定
来源合法性：
- 电子邮件必须通过合法途径获取，如邮箱所有者同意、根据司法程序取得等。
- 禁止通过非法手段（如黑客攻击、窃取密码等）获取电子邮件作为证据。
程序合法性：
- 在诉讼中提交电子邮件时，需遵循法院规定的举证期限、格式和方式。
- 确保电子邮件的提交过程符合法定程序，避免因程序瑕疵而影响证据效力。
四、关联性认定
- 邮件内容与案件事实关联：分析邮件内容与案件事实之间的紧密联系，判断邮件是否能够证明或反驳案件中的某一事实。
- 与其他证据相互印证：考虑邮件在案件中的作用和地位，以及与其他证据之间的相互印证关系。例如，在合同纠纷中，邮件内容可能涉及合同条款的协商、修改等，与合同的成立、履行等关键事实相关联。
五、提高电子邮件证据效力的建议
采用可靠技术手段：
- 使用加密技术保护邮件内容的安全性和完整性。
- 采用数字签名等技术手段确保邮件的真实性和不可否认性。
建立完善邮件管理制度：
- 对重要邮件进行分类存储和备份，以便在需要时能够及时查找和使用。
- 规范邮件的发送和接收流程，确保邮件的准确性和可追溯性。
结合其他证据综合判断：
- 在认定电子邮件证据效力时，应结合其他相关证据进行综合分析和判断。
- 注意不同证据之间的相互印证关系和矛盾之处，避免片面依赖某一种证据。
在实际操作中，如果当事人想将电子邮件作为证据提交法院，最好采用公证的方式，将电子邮件打开及打印内容的过程全程公证，并将公证书提交法院。或者，将载有电子邮件的软盘、移动硬盘等存储介质交到法院，由法院主持双方在场打开邮件并打印内容。此外，公安部门对于邮件的源文件是否经过修改也可以进行鉴定，这进一步增强了电子邮件作为证据的可靠性和效力。
如有任何关于电子邮件证据认定或其他合同纠纷领域的法律问题，欢迎直接向我咨询。