当合同无法交货时，卖方应这样撰写相关说明或通知比较合理：
一、明确合同无法交货的事实及原因
事实描述：
- 卖方应首先明确指出，由于何种具体原因（如原材料短缺、生产故障、不可抗力等），导致无法按照合同约定的时间、地点或数量交付货物。
- 示例：“因近期原材料供应商突发停产，导致我方无法按时获取生产所需的关键材料，进而无法按照合同约定的时间（XX年XX月XX日）向贵方交付货物。”
原因说明：
- 详细阐述导致无法交货的具体原因，包括但不限于自然灾害、政策调整、供应商问题等不可抗力因素，或卖方自身的生产、管理问题。
- 示例：“此次无法交货的原因属于不可抗力范畴，具体为原材料供应商所在地区发生严重自然灾害，导致其生产设施受损，无法继续供应原材料。”
二、表达歉意并承担责任
表达歉意：
- 卖方应向买方表达诚挚的歉意，表明对无法交货给买方带来的不便和损失的深切理解。
- 示例：“对于此次无法按时交货给贵方带来的不便和损失，我方深表歉意。”
承担责任：
- 明确表示卖方将承担因无法交货而产生的相应责任，如按照合同约定支付违约金、赔偿损失等。
- 示例：“根据合同第XX条的规定，我方将承担因无法交货而产生的违约金，具体金额为合同总金额的XX%。”
三、提出解决方案或补救措施
解决方案：
- 卖方应提出具体的解决方案或补救措施，如延期交货、提供替代货物、部分退款等，以尽量减少买方的损失。
- 示例：“为尽量减少贵方的损失，我方提出以下解决方案：一是延期交货，预计在XX年XX月XX日前完成交付；二是提供替代货物，具体规格和价格已附在附件中供贵方选择。”
协商意愿：
- 表明卖方愿意与买方进行协商，共同寻找双方都能接受的解决方案。
- 示例：“我方愿意与贵方进行进一步协商，共同寻找双方都能接受的解决方案，以尽量减少此次事件对双方合作的影响。”
四、遵守法律程序和合同条款
法律程序：
- 卖方应确保在撰写和发送相关说明或通知时，遵守相关法律法规和程序要求，如及时通知、提供证据等。
- 示例：“我方将按照相关法律法规和合同条款的要求，及时向贵方提供无法交货的相关证据和资料。”
合同条款：
- 引用合同中的相关条款，说明卖方在无法交货情况下的权利和义务，以及买方可以采取的救济措施。
- 示例：“根据合同第XX条的规定，在无法交货的情况下，我方有权选择延期交货或提供替代货物；同时，贵方也有权选择解除合同或要求我方支付违约金。”
五、保持沟通并关注后续进展
保持沟通：
- 卖方应与买方保持密切沟通，及时告知无法交货的最新进展和解决方案的实施情况。
- 示例：“我方将与贵方保持密切沟通，及时告知无法交货的最新进展和解决方案的实施情况，以便贵方及时调整采购计划。”
关注后续进展：
- 卖方应关注买方对解决方案的反馈和后续进展，及时调整和完善解决方案，以确保双方的合作能够顺利进行。
- 示例：“我方将密切关注贵方对解决方案的反馈和后续进展，如有需要，我方将及时调整和完善解决方案。”
在实际操作中，卖方还应根据具体情况和合同条款进行灵活调整。如果有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。