在行政处罚完成后，向公司说明情况时，建议采取以下步骤和策略：

1. 准备充分，了解处罚详情
   在向公司汇报前，务必全面了解行政处罚的具体内容，包括处罚机关、处罚依据、处罚类型（如罚款、警告、责令停产停业等）、处罚金额或具体要求，以及可能的后续影响（如信用记录、行业准入等）。确保自己能够清晰、准确地阐述处罚的各个方面。

2. 选择合适时机与方式

   • 时机：选择一个公司相对空闲、管理层注意力集中的时间进行汇报，避免在业务高峰期或公司面临其他重大事项时提出，以减少干扰。
     
   • 方式：根据公司的文化和惯例，可以选择面对面会议、书面报告或电子邮件等形式。对于较为严重的处罚，建议优先采用面对面会议，以便即时解答疑问和讨论应对措施。

3. 客观陈述，避免情绪化
   在汇报时，保持客观、中立的态度，仅陈述事实和处罚结果，避免加入个人情绪或主观判断。例如，可以说：“根据XX部门于XX日作出的行政处罚决定书，我司因XX行为被处以XX元罚款，并需在XX日内完成整改。”

4. 分析影响，提出应对方案

   • 影响分析：详细分析处罚对公司业务、财务、声誉等方面的潜在影响，包括但不限于直接经济损失、客户信任度下降、合作伙伴关系紧张等。
     
   • 应对方案：基于影响分析，提出具体的应对措施和建议，如加强内部合规培训、调整业务流程、与处罚机关沟通争取减轻处罚等。同时，明确责任人和时间表，确保应对措施得到有效执行。

5. 强调合规重要性，预防未来风险
   在汇报过程中，可以借此机会强调合规经营的重要性，提出加强公司合规管理体系建设的建议，如建立合规审查机制、定期进行合规培训、设立合规专员等，以预防未来类似事件的发生。

6. 保持沟通，及时反馈进展
   汇报后，保持与公司管理层的持续沟通，及时反馈处罚执行进展、应对措施实施效果以及任何新的发展动态。这有助于公司管理层及时调整策略，有效应对挑战。

示例话术（以电子邮件为例）：

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主题：关于XX行政处罚的汇报及应对措施

尊敬的[管理层姓名/职位]：

我谨就近期我司收到的XX部门作出的行政处罚决定进行汇报。具体情况如下：

一、处罚详情

处罚机关：XX部门
处罚依据：XX法律法规第XX条
处罚类型：罚款XX元，并责令在XX日内完成XX整改
处罚日期：XX年XX月XX日

二、影响分析

此次处罚预计将对我司造成以下影响：…（具体分析）

三、应对措施

为减轻处罚影响并预防未来风险，我建议采取以下措施：…（具体措施）

四、后续计划

我将密切关注处罚执行进展，并及时向您汇报。同时，我将推动相关部门落实应对措施，确保公司合规经营。

请您审阅并指示。如有任何疑问或需要进一步讨论，请随时与我联系。

谢谢！

[您的姓名]
[职位]
[日期]

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如有任何法律方面的疑问或需要进一步的帮助，请随时向我咨询。