诊所被行政处罚时，负责人需要承担的责任主要包括以下几个方面：
医疗管理责任：
- 负责人需确保诊所依法依规开展医疗活动，包括遵守诊疗规范、药品管理规定等。若违反相关医疗法规，诊所可能面临警告、罚款等行政处罚，情节严重的还会被吊销执业许可证。此时，负责人作为诊所的管理者，需要对此承担相应的管理责任。
医疗安全责任：
- 负责人对诊所的医疗质量和患者安全负有直接责任。若因诊所过错导致患者人身损害，负责人需承担民事赔偿责任，赔偿范围涵盖医疗费、误工费等。如存在严重医疗过错构成医疗事故罪，负责人还要承担刑事责任。这意味着，负责人必须时刻关注诊所的医疗安全，防止医疗事故的发生。
人员管理责任：
- 负责人负责诊所医护人员的资质审核与管理。若任用非卫生技术人员从事医疗卫生技术工作，诊所会被责令改正、没收违法所得并罚款，情节严重的还会吊销执业许可证。负责人需要严格把控医护人员的资质，确保诊所的医疗活动合法合规。
医疗广告责任：
- 若诊所发布违法医疗广告，负责人可能面临责令改正、罚款等处罚。负责人需要确保诊所的广告宣传符合法律法规的要求，维护医疗市场秩序和患者权益。
此外，根据《中医诊所备案管理暂行办法》等相关法律法规，若诊所提交虚假备案材料取得《中医诊所备案证》，负责人还可能面临更严厉的行政处罚，包括责令改正、没收违法所得、罚款，甚至被注销《中医诊所备案证》，且直接责任人员自处罚决定作出之日起五年内不得从事中医药相关活动。
综上所述，诊所被行政处罚时，负责人需要承担的责任是多方面的，包括医疗管理责任、医疗安全责任、人员管理责任以及医疗广告责任等。负责人必须时刻保持警惕，确保诊所的医疗活动合法合规，防止因违法行为而面临行政处罚。如有任何法律问题或疑虑，可以直接向我咨询。