当电梯需要停用时，根据相关规定和流程，您需要办理以下手续和准备相应的证件：
一、电梯停用手续
设置警示标志与防护措施：
- 电梯使用管理单位应在电梯停用时，立即设置警示标志，并采取有效措施防止电梯被误用或启用。
通知特种设备安全监督管理部门：
- 如果电梯拟停用时间超过一年，电梯使用管理单位应在停用之日起三十日内，书面告知负责使用登记的特种设备安全监督管理部门。
维护与保养：
- 在电梯重新启用前，电梯使用管理单位应通知电梯维护保养单位进行全面检查和维护保养。
- 如果电梯在停用期间超过了定期检验的有效期，在重新启用前还需要按照定期检验的要求进行检验。
二、所需证件与材料
特种设备停用报废注销登记表：
- 无论是线上还是线下办理，都需要提交此表的原件或扫描件。
使用单位证明：
- 使用单位为企业或其他单位的，应提交统一社会信用代码证明，如营业执照等。
- 使用单位为自然人的，应提交身份证。线上办理时提交原件扫描；线下办理时提交A4纸复印件，并加盖使用单位公章（如适用）。
原使用登记证和使用登记表：
- 如果已遗失，则需要提交遗失声明。线上办理时提交原件扫描；线下办理时提交原件。
其他可能需要的材料：
- 根据具体情况，可能还需要提交场（厂）内机动车辆车牌（如适用）、委托书和受委托人身份证（如非法定代表人办理）、产权单位的书面委托或授权文件（如非产权所有者办理）等。
三、办理流程
提交申请：
- 将所需材料提交至特种设备安全监督管理部门或指定的办理窗口。
等待审核：
- 相关部门将对提交的材料进行审核，并根据情况决定是否准予停用。
领取结果：
- 审核通过后，可以领取相关的准予停用决定书或其他相关文书。
四、注意事项
- 住宅电梯等共有设备在办理停用手续时，可能需要由实际共有人提交共有证明资料和书面委托。
- 办理过程中应确保所有提交的材料真实、有效、完整。
- 如有任何疑问或需要进一步的帮助，请咨询当地的特种设备安全监督管理部门或相关机构。
综上所述，电梯停用时需要办理的手续和准备的证件相对复杂，但遵循上述步骤和注意事项，可以确保您能够顺利完成电梯的停用手续。